План внедрения HRM-системы: чек-лист из 8 шагов. Часть 1

Каковы секреты успеха внедрения системы управления персоналом?

Главное – создать чёткий и понятный план с самого начала. Для такого амбициозного проекта необходимо посвятить несколько часов, чтобы убедиться, что всё подготовлено и предусмотрено.

Итак, идея внедрения HRMS одобрена, бюджет выделен, но с чего начать этот долгий и сложный процесс? Если этот вопрос волнует и вас, сегодняшняя статья как никогда кстати.

Чек-лист из 8 шагов вы найдёте ниже

  1. Управление изменениями

Перед внедрением системы управления персоналом вы должны понимать, насколько значительно это повлияет на работу сотрудников и их привычки. Если вы пока не знакомы с теорией управления изменениями, рекомендуем вам изучить эту тему и серьёзно отнестись к рискам перемен.

  1. Обращение к консультанту по HRMS

В каких случаях мы рекомендуем обращение к внешнему специалисту для внедрения системы управления персоналом?

  • Если опросы сотрудников говорят о том, что HR отдел компании работает неэффективно, медленно, что-то не устраивает.
  • Если компанию ожидает фундаментальная смена HR-процессов или системы.
  • Если среди руководителей или акционеров есть серьёзные расхождения во мнениях.

При выборе внешнего консультанта обратите особое внимание на его опыт работы в подобных проектах, он должен понимать особенности HRMS. Вот несколько вопросов, чтобы оценить кандидата:

  • Каков был объём проекта HRMS?
  • В чём заключалась задача консультанта в рамках работы над проектом?
  • Достигнут ли был заявленный ROI?
  • Какие проблемы были определены и как они решались?
  1. Перенос данных

Начните с проверки нынешних данных: точность, актуальность. Попросите сотрудников и руководителей проверить их личную информацию. Пообщайтесь с IT-отделом об обеспечении безопасности, особенно если вы планируете размещение HRMS в «облаке».

  1. Тестирование системы

В дополнение к основному плану по внедрению новой системы необходимо предусмотреть тестовый период конфигурации и установки. Главный критерий – новая система должна быть удобнее и точнее, чем предыдущая. Исправляйте ошибки, пока не достигнете этого результата в тестовой версии.

Вторую часть этого материала мы опубликуем через 2 недели 8 февраля. Сейчас у вас есть время, чтобы применить наши советы и полготовиться к такому большому проекту как внедрение системы управления персоналом.

  1. Подготовка пользователей

Плохо подготовленный персонал может стать причиной провала проекта. Разбейте сотрудников на группы по уровню их нынешних знаний и подготовьте программы обучения для каждой из групп.

HRmaps обучает ваших сотрудников работе с новым ПО (при его установке), обратитесь к нашей команде, чтобы узнать подробности.

  1. Бюджет

Выделенный бюджет на подобные проекты часто превышает запланированный. Как их избежать?

Многие компании забывают предусмотреть обновления и техническую поддержку. При работе «в облаке» это менее актуально, но обязательно поинтересуйтесь у компании-интегратора, какие дополнительные траты вас ждут. Если предусмотрены обновления, помните о постоянном обучении сотрудников.

  1. Вызовы

Большинство внедрений HRMS столкиваются со сложностями и вызовами. Мы подготовили для вас список базовых вопросов, которые, скорее всего, встанут перед вами после запуска новой системы:

  • Все опции и функции работают как это было задуманно?
  • Какие ошибки возникают, были ли они предусмотрены?
  • Были ли своевременно и эффективно устранены ошибки?
  • Работает ли система с другими базами данных и системами вашей компании?
  • Есть ли «быстрые победы», которыми можно гордиться?

Помните, что всегда будут сложности и неожиданные повороты. Работайте над ошибками, только так вы сможете достичь желаемого в начале результата.

HRmaps blog