Гид по выбору HRM-системы: чек-лист из 6 шагов. Часть 2

Сегодня вы читаете продолжение статьи, которая была опубликована на прошлой неделе.

  1. Наладить правильную коммуникацию с интегратором с самого начала

Ваши отношения с интегратором HRMS очень важны для успеха вашего проекта. Первый контакт и обсуждения должны касаться требований к функциональности системы. Убедитесь в том, что вы ясно обозначили свои пожелания к выполнению проекта. Это касается как наполнения HRMS, так и сроков.

HRmaps советует формализировать общение с интегратором, чтобы избежать недопониманий:

Первоначальный запрос

Первоначальное получение информации может стать достаточно сложной задачей, ведь не каждая компания готова подробна отвечать на ваши вопросы, не убедившись в том, что вы настроены серьёзно.

Чётко опишите свой проект: проблемы на сегодняшний день, чего хотите достигнуть и в какие сроки, по возможности – поясните бюджет. Это поможет интегратору максимально быстро и точно дать ответы на первые вопросы.

Запрос на коммерческое предложение

По итогам предыдущего этапа HRmaps советует выбрать от 2 до 6 кандидатов и переходить к изучению коммерческих предложений.

Убедившись, что каждый интегратор понял нужды и ресурсы компании, вы можете запросить коммерческое предложение и представить его руководителю. Этот этап также необходим для формализации общения, чтобы не возникло неприятных сюрпризов в дальнейшей работе: недопонимания по срокам и описанию функциональности, смета проекта.

  1. Демонстрация

Итак, вы переходите к последнему этапу. После проведения оценки коммерческих предложений настал момент пригласить выбранную компанию. Вам и вашим коллегам, а также руководству полностью продемонстрируют ПО и опишут, как происходит внедрение.

Рекомендуется приглашать не более трёх выбранных кандидатов.

Какого интегратора HRMS следует пригласить на демонстрацию?

Простая рейтинговая шкала поможет вам оценить ключевые критерии. К примеру:

0 = Не соответствует запросам

1 = Частично соответствует запросу

2 = Полностью соответствует запросу

3 = Превышает требования

Сформируйте команду, которая проведёт оценку по итогу демонстрации. Советуем включить в неё представителей не только отдела HR, но и IT для обсуждения технических вопросов. Обязательно привлечь руководителя высшего уровня, ведь у менеджера могут возникнуть важные для него замечания.

  1. Момент принятия решения

Для принятия решения обсудите с коллегами следующие пункты:

  • Цена. Не стоит ориентироваться на самое дешёвое предложение, но адекватно оценивайте ресурсы компании. Помните о незапланированных тратах: обучение сотрудников, дополнительная техническая поддержка.
  • Отслеживание отзывов. Запросите у интеграторов, дошедших до финального этапа, рекомендации клиентов. Поговорите с ними, поинтересуйтесь, как проходил каждый этап внедрения и какие результаты принёс проект.
  • Консультация юристов. Обратитесь к специалисту, чтобы проверить представленный интегратором контракт.
  • Принятие решения. Не забудьте уведомить каждого интегратора о своём решении и поясните, почему был выбран их конкурент.

Если вы методически подошли к выбору HRMS-интегратора, то ваш выбор будет обдуманным и максимально подходящим для компании.

В общении со своими клиентами HRmaps всегда соблюдает последовательность действий, описанных в сегодняшней статье. Если у вашей компании есть необходимость во внедрении новой системы управления персоналом, наша команда будет рада предоставить вам первоначальную консультацию.

HRmaps blog