To do or not to do, that IS the question!

Велика популярность приложений по систематизации намеченных дел, приложений «to-do list». Самое просто их воплощение – блокнот и ручка.

Долго время для подобных дел использовались простейшие программы наподобие Блокнота, далее Word, Excel, причем в последних уже появилась автоматическая нумерация и разделение на подпункты по хронологии исполнения.

Весьма удобным инструментом стали Облака, например в Google Docs может работать параллельно несколько человек, и скорость обновления будет зависеть только от Интернет-соединения каждого.

Самым современным инструментом в настоящее время являются такие приложения (или части приложений), как:

  1. Trello
  2. Битрикс24
  3. Asana
  4. Wrike
  5. Todoist

Практически невозможно перечислить все в одном списке, потому что новые однотипные программы выходят регулярно и подчас отличаются очень немногим. Фактически же можно сказать, что идет гонка за стабильной работой, нежели за обилием функций.

Судите сами, что такое to-do list? Это список дел, которые необходимо сделать. Как правильно в число функций, который используются каждый день, должны входить:

  1. Непосредственно список
  2. Ответственный за исполнение
  3. Дата исполнения
  4. Чек-лист

To do listы нужны для того, что распределить задания между членами группы, распределить задание по этапам, для тайм-менеджмента, для отслеживания загруженности, для сопоставления вклада членов команды и т.д.

Например, Asana предлагает отслеживание развития проекта и расписание, а Trello этим похвастаться не может. Подзадачи отсутствуют в обоих сервисах, как и во многих других. Это, кстати, большой минус, непонятно почему это до сих пор не решено. Часто слышится запрос «разделите задачи по этапам, назначьте ответственно за каждый» — техническая сторона позволяет только написать ответственного,  а не назначить его.

Часто в приложениях недоработаны мобильные версии, тогда как десктопные работают отлично (Kanbanchi). Практически у всех настроена интеграция с календарями и облачными сервисами, хотя тут отличился Trello, у него нет интеграции с Google Docs.

Если говорить о сопоставлении условно простых сервисов (Trello, Asana, Wrike) и сложных платформ, включающих в себя несколько крупных отделов (Bitrix), то важно понять первоначальную причину заводить To-do list. Если вам нужно работать с базой, привязывать задачи к ней, то лучше обратиться к Bitrix, Zoho или любой бесплатной программе, однако если в приоритетах стоит понимание тайм-менеджмента, понятный список задач и измерение эффективности, то не стоит тратить ресурсы на освоение тяжеловесов индустрии, технически более простые и интуитивно понятные программы в духе Todoist – ваш выбор.

Мы рассматриваем следующий список функций, который был бы идеален для работы в команде, при этом не затрагивая показатели эффективности, кроме времени. Если сказать «нет» финансовым KPI и бэкапным механизмам, а работать в режиме реального времени, то кроме указанного краткого списка вам понадобится возможность:

  1. Составлять подзадачи с указанием ответственного
  2. Указывать примерное и фактическое время исполнения
  3. Распределять роли в случае работы над проектом
  4. Обновлять чек-листы
  5. Передавать задачи вместе с заметками
  6. Обновлять список завершенных задач и возвращать их в активную фазу
  7. Мобильная и компьютерная версия должны работать одинаково бесперебойно

При выборе обратите внимание в чем разница между бесплатной и платной версией, если там технические вопросы, то может быть стоит поискать альтернативу. Вы никогда не знаете, когда программа подведет вас, а только платная поддержка может существенно усложнить работу.

Наиболее интуитивный интерфейс  очень важен, часто нет времени заводить большой документ для подробного объяснения задачи. Отзывы в этом случае как правило объективны, однако обратите внимание на что жалуется пользователь, и если такой функции в принципе нет в программе, то проблема не в ней. Прописные истины на деле оказываются препятствием при выборе оптимальной программы работы.

Компаниям с филиалами в разных странах стоит обратить внимание на то, что удобная одной стране программа может абсолютно не отвечать нуждам команды в другой стране. Аргумент «там это работает» абсолютно не научен и противоречит аналитическому подходу. Это как в рекламе – что работает в России, в Бразилии не будет иметь успеха.

Если у вас уже есть определенное количество программ для работы команды, подумайте о той, что объединит в себе все приложения. Например, Slack.

Время отложить блокнот.

HRmaps blog