Автоматизация HR: как и зачем? Зарисовка для чайников.

Зачем нужна автоматизированная система управления персоналом? Это как электронный HR? То есть надо объяснить чего ты хочешь не просто такому же человеку, хотя и со своими тараканами, а машине?

Конечно, нет. За всем стоят люди.

Коротко о главном:  программы для управления персоналом необходимы компании в том случае, когда HR-департамент уже не видит белого света за бумажной документацией, ему необходимо упорядочить процессы и проанализировать эффективность проведенных мероприятий, посмотреть на сколько работает внутренняя культура в отношении, например, адаптации сотрудников и т.д. Грубо говоря, если у компании ещё нет такой программы, а в компании, скажем, от 1000 сотрудников, то HR-департамент застрял на системе карточек как в архивах, а показатели эффективности строятся на тестах на бумажных носителях. Достали листочки, как говорится, и пишем контрольную.

Программ на рынке сравнительно немного, самые известные, конечно 1C и SAP. Ещё есть HRmaps, Oracle, Mirapolis, Websoft и т.д. Есть заточенные конкретно под рекрутмент (как E-staff) или в первую очередь направленные на финансы (SAP). Некоторые говорят, что правовые системы Гарант и Консультант Плюс относятся к управлению персоналом, но вряд ли к именно управлению, скорее к пунктам принять-уволить и последствиям.

К тому же надо понимать, что автоматизация управления персоналом и автоматизация документооборота – это две разные вещи.

Автоматизация документооборота – это система, которая позволяет учитывать круговорот документов в организации, отслеживать перемещения персонала и обеспечивает в каком-то смысле правовую поддержку: запрос на положенный по закону отпуск проводится именно через автоматизированную систему документооборота. Если она автоматизирована, конечно, но суть ясна.

Автоматизация управления персоналом направлена на отработанную цифровую цепочку от начала процесса рекрутмента до подписания постоянного рабочего контракта. Сейчас  в такие системы так же включены период и успехи в адаптации, мотивация, продвижение и т.д. Такая автоматизация не затрагивает финансовые или правовые вопросы, она более персонализирована. E-staff, например, хранит историю о кандидате/сотруднике, но не предполагает дальнейшую историю, обучающие курсы или интеграцию, как HRmaps. SAP предлагает и то, и то, но более громоздок. Кроме того, ест программы, в которые входит оценка отдела по сравнению с другим, сотрудника по сравнению с другим сотрудником и т.д.

По мнению экспертов, наибольшую потребность организации испытывают в тех системах автоматизации, которые позволяют отслеживать эффективность персонала (выполнение KPI).

А теперь вопрос – автоматизация позволяет просто избавиться от бумажек?

Нет, автоматизация позволяет перевести в электронный формат практически все, повышает кооперацию с кандидатом и клиентом, переводит дополнительные сферы (образование, развитие) в одни руки, содержит статистику в настолько доступном виде, что даже ярые её ненавистники понимают смысл, дополняет информацию о нетворкинге персонала, в перспективе позволяет предотвращать проблемы адаптации и умалчивания проблем.

Увы и ах к бюджету, действительно бесплатных программ такого свойства не существует. С другой стороны, очевидна выгода от того, что вся информация, собранная HR действительно дойдет до руководителя, не с помощью сарафанного радио, а задокументированной и написанной, что немаловажно для понимания с кем имеешь дело.

Возвращаясь к началу – как выглядит процесс автоматизации управления персоналом.

Есть два типа программ: «коробочные» и SaaS. Коробочные – вам привозят программу на электронном носители, устанавливают на вашем компьютере, техническая поддержка заключается в приезде специалиста к вам. SaaS – сетевые программы, предлагающие доступ к серверу через удаленное пользование, техническая поддержка которых осуществляется так же он-лайн. Эти два типа, конечно, относятся не только к автоматизации управления персоналом, просто два формата. Мы все помним большие коробки с надписью Photoshop, которые теперь заменены пакетом Adobe Creative Cloud и не покупаются «на руки».

Вы связываетесь с компанией, которая вас интересует, выбираете пакет опций (чаще всего компания предлагает несколько модулей, можно собрать конструктор из того, что нужно вам здесь и сейчас). Оба формата устанавливаются и интегрируются.

Что в них входит: разброс велик. Если говорить конкретно про направление рекрутмента, то базовыми составляющими будет база данных, возможность её увеличивать, чистить, редактировать; поисковые инструменты. Далее в зависимости от модуля следует возможность обучения персонала в программе, Интранет, статистика развития и повышения квалификации. В программах типа SAP – финансовые составляющие отношений компании с сотрудником.

Таким образом, все бумажные данные вроде личного дела и стопки резюме сгружаются на экран вашего компьютера, появляется возможность быстро найти в них требуемую информацию (в бумажных документах нет даже Ctrl+F, а жаль). Кроме того, вы можете проверить, как начинал сотрудник в вашей компании, с какой частотой менял и менял ли должности, рос ли, повышал ли свой уровень образования, проверить его профессиональный путь вне компании, какие у него достижения (KPI)  и т.д.

Программы, в которых есть модуль рекрутмента с внешних источников, значительно сокращают время поисков и затраты на него, т.к. параметры поиска задаются рекрутером один раз, а не для каждого сайта. Ваш HR вводит данные необходимой должности и у него появляется список из существующей базы данных, с сайтов поиска работы, вакансия публикуется и отслеживается на нескольких ресурсах одновременно (в зависимости от наполнения купленного модуля)

 

Мораль сей басни такова – автоматизация в современных условиях сильно облегчает жизнь как HR, так и требующим результаты начальникам, т.к. поле поиска расширяется, история сохраняется, а процесс убыстряется и облегчается.

HRmaps blog

One Comment