Кадровый учет и статистика. Далеко не код Энигма

В прошлый раз мы говорил о подборе и поиске, адаптации и интеграции, теперь время перейти, как и обещали, к кадровому учету и статистике.

Кадровый учет лежит в основе всей работы с человеческими ресурсами, начиная уже с подбора и поиска, фактически стоит человеку попасться в сети рекрутёра, уже можно говорить о кадровом учете. Информация о кандидатах, как прошло интервью, тестовые задания, ответы, уже – кадровый учет, добро пожаловать.

 

Часть 2. Кадровый учет и статистика

Базовый кадровый учет

Задачи

  1. Штатное расписание
  2. Личные дела сотрудников
  3. Ведение кадровых документов
  4. Доступ к информации для уполномоченных сотрудников

Решения

  1. Настраиваемые автоматизированные системы контроля и анализа кадров
  2. Корпоративные порталы как инструменты подсчета (не путаем с интранетом)
  3. Архивы (материальные носители)

Комментарий

Пункт A включает в себя пункт B, пункт C остается в прошлом. Автоматизированные программы по учету кадров обычно устроены следующим образом: несколько модулей (учет, финансы, аналитика), которые подключены или не подключены к части подбора, содержащие специальные формы по контролю и учету. Думаю, всем мы помним, как выглядят продолговатые ящички в библиотеках, в которых хранятся карточки читателя? Вот это те же ящички, но оцифрованные, украшенные и прокачанные энным количеством технических новинок и помощников для того, чтобы никто не был потерян и все важные пункты выполнения рабочих обязанностей были учтены.

 

Учет рабочего времени

Задачи

  1. Сбор информации о посещениях
  2. Система учета рабочего времени

Решения

  1. «Твёрдые» решения (пробивные карточки, подпись в табеле)
  2. Оцифрованные карточки слежения
  3. Софт

Комментарий

Обычно системы учета рабочего времени представляют собой комплекс из нескольких инструментов, частично овеществленных, частично оцифрованных, которые собирают информацию о приходе/уходе сотрудника, общем количестве рабочего времени, среднем времени прихода/ухода, и т.д. Пункт C – это фактически спрогрессировавшие пункты выше, сложенные вместе и перемешанные. Софт для УРВ обеспечивает возможность анализа и отслеживания, снимает необходимость в физических мерах (пробивание карточки или роспись) обеспечения учета, и хранит информацию  оцифрованном виде.

Очень часто ПО для конкретной компании кастомизируют на базе известных решений УРВ, таким образом, с одной стороны, экономя на оплате полного ресурса, с другой – подгоняя программу под себя.

Во многих офисах существует два кордона отметок на рабочем месте: магнитные карточки, которые на первый взгляд служат только пропуском, и синхронизация корпоративных компьютеров, которые засекают время выхода пользователя в сеть.

 

Кадровое делопроизводство

Задачи

  1. Оформление документов
  2. Поиск необходимых документов
  3. Архив

Решения

  1. Автоматизированные системы
  2. Материальные архивы
  3. ЭЦП

Комментарий

Признаемся честно, пункт B мы указали просто потому, что он когда-то существовал. Сейчас, есть надежда, такие рукотворные системы не применяются или применяются реже и реже, со всеми вытекающими последствиями отмирания. Естественно, мы не говорим, что вы должны предоставить своему проверяющему свою флешку с фирменным зайчиком, но процент хранимых материальных документов значительно снижен.

Фактически задача 1 раскрывается в необходимость быстро и без потерь оформить все документы, а ещё лучше – если сотрудник сделает частично сам. Тут возможно решение ЭЦП, с помощью которой некоторые формы заполняются сотрудником, и далее только дооформляются ответственным лицом.

ЭЦП (электронная цифровая подпись) под пунктом C – это решение всех трёх задач одновременно. Если у сотрудника есть ЭЦП, вы сможете найти все документы, которые он подписывал, не только как ответственное лицо, но и от своего имени, например бланки получения заработной платы, запросы на отпуск и прочие документы, которые можно найти не по исполнителю, а по субъекту. Примерно для той же цели служит персональный профиль (ПП) каждого сотрудника, который заводится на него в системах автоматизации управления талантами. ЭЦП И ПП (выше написать сокращение) могут дополнять, исключать и взаимозаменять друг друга, но думается, что дополнение – самый эффективный способ. Собственно, почему бы нет? Если у вас есть деньги и время, интеграция обоих решений стоит того, если же нет – мы всё же рекомендуем ПП. Он комплекснее, подробнее, и может использован в большим количестве случаев, чем ЭЦП. Несмотря на то, что некоторые должности не нуждаются в таких профилях, в компаниях, могущих себе позволить подобные сситемы, этих должностей меньше, чем тех, кому развивающийся ПП гораздо полезнее и отражает действия и планы эффективнее. ЭЦП, которая фактически служит клеймом, по которому удобно проводить поиск, но не отслеживать развитие и карьерную историю, недостаточна для подавляющего большинства назначений.

Во-первых, потому, что он обеспечивает отслеживание не только документации о человеке но и его путь в компании от первого «расскажите о себе» до последнего хлопка дверью. Во-вторых, потому что такая система имеет большое количество дополнительных профессиональных плюшек, которые подчеркивают как ваша компания смотрит в будущее на диджитализацию, комфорт и прогресс. Для работодателей это ещё и эффект дружелюбного Большого Брата, которые может в любой момент проверить в одном профиле все телодвижения специалиста, а не запрашивать список документов и от этого списка отталкиваться, составляя аналитику. О ней, кстати, речь пойдёт далее.

 

Аналитика кадрового состава

Задачи

  1. Эффективность
  2. Составление рейтингов сотрудников
  3. Прогнозирование на будущее

Решения

  1. Бизнес-аналитика

Комментарий

Кажется, это самый краткий пункт из всех, которые мы обсуждаем. В настоящее время НЕТ ничего лучше, чем софты по бизнес аналитике для того, чтобы провести полный мониторинг и подсчёт в таких процессах, как эффективность разного рода, KPI, текучка, планирование и бюджетирование и т.д.

Решения могут быть написаны на любом языке программирования, но мы настоятельно советуем выбирать тот, с которым вы точно найдёте поддержку если не в копании-поставщике, то хотя бы у стороннего знатока. Вообще легче всего найти компанию, которая предоставляет  решение одновременно для всех упомянутых нужд, включая большую первую часть, потому что в таком случае вы интегрируете свои данные один раз в одну систему, а не плетёте паутину из нескольких решений, подстраивая их друг под друга. Они, несомненно, хороши сами по себе, а ещё лучше, когда решение заточено так, что к нему можно подключить ещё с десяток дополнительных софтов, но это может вызвать затруднения среди сотрудников. Не все так уж хорошо общаются с такими программами, кто-то предпочитает толстый ежедневник гугл-календарю, давайте облегчим жизнь вашим рабочим обывателям.

Инструменты бизнес-аналитики бывают разные, но рекомендуем обращать внимание на несколько особенностей:

  • Возможность настройки всех компонентов под себя
  • Данные в удобном лично вам формате
  • Возможность интеграции и подключения к иным система автоматизации бизнес-процессов.

Бизнес-аналитика нужна компании как для принятия и корректировки глобальных решений, так и для подгонки рутинных мелких необходимостей, прослеживания тенденций и Составление экономических прогнозов на будущее.

В следующую пятницу поговорим об обучении и развитии, обсудим как услышать сотрудника и как достучаться до него, напоминая о необходимости повышения квалификации.

 

 

HRmaps blog